Zeit managen

Zeit managen

Fragen Sie sich auch manchmal wo der Tag geblieben ist ? Was habe ich den ganzen Tag gemacht ? Habe ich meine Zeit überhaupt für Wichtiges genutzt ? Wir stellen uns diese Frage ziemlich oft, weil wir unsere Zeit nicht gut einteilen.

Jede Minute die vergeht können wir nicht zurückholen. Mal tun wir das Falsche, mal das Richtige aber zur falschen Zeit.

Nun überlegen wir uns was es heisst, Ordnung in den Tag zu bringen.


Regeln

Man sollte sich mehr Gedanken machen wie man den Tag angehen will. Es gibt eine einfache Methode wie man das tun kann. Wir überlegen uns wie man sich seine Arbeitszeit täglich effektiver einteilen kann. Mit drei einfachen Konzepten kann man die Arbeitszeit besser nutzen und dadurch produktiver arbeiten.

Die erste Regel ist ganz simpel. Sie wird häufig 80/20 Regel genannt. Nicht jede Aufgabe ist gleich. Hinterfrage die Aufgaben sorgfältig und bewusst. Gehören sie zu den 20% oder zu den 80%. Dies hilft die Zeit effektiver zu nutzen. Fragen sie sich ist diese Aufgabe strategisch gesehen absolut wichtig und interessant ? Wird diese Aufgabe uns als Team schneller voranbringen, oder ist es einfach nur Arbeit ? Das sind die 80% und die strategisch wichtigen Dinge sind die 20%. Und wenn man sich nicht bei jeder Aufgabe überlegt, ob es sich um eine 80% oder 20% Arbeit handelt, wird vermutlich viel zu viel Zeit in die 80% Arbeit investiert. Man sollte die folgenden Aspekte bedenken:

Man sollte nie mehr als 50% der Zeit mit dem 80% Stapel verbringen. Wenn man sich gezwungen fühlt zuviel Zeit für diese Stapel aufzuwenden, im Wissen dass es nicht strategisch wichtig ist, kann man folgendes tun:

  • automatisieren
  • outsourcen
  • delegieren

Manchmal schaut man auf die ToDo-Liste und man weiss nicht wo man anfangen soll. Das passiert oft. Mit was man anfangen soll weiss man jetzt, nämlich mit den 20%. Jetzt stellt sich die Frage wann. Wann ist das ganz persönliche Einstein Zeitfenster ? Die Tageszeit bei der man geistige Höchstleistungen bringen kann. Die Zeit bei der Arbeit Spass macht. In diesem Moment fühlt man sich eins mit der Arbreit. Fast alles ist machbar. Es ist ein grossartiges Gefühl. Deshalb wird kann man diese Zeit das Einstein Zeitfenster nennen. Es ist bei jedem anders. Morgens, Mittags oder Abends.

Wenn man sein Zeitfenster nicht kennt sollte man genau darüber nachdenken. Denn zu wissen was man tun soll ist nur Schritt 1. Schritt 2 ist genau zu wissen wann das Gehirn für die 20% bereit ist. Und das ist dann das persönliche Einstein Zeitfenster.

Es reicht nicht den Zeitpunkt des Einstein Zeitfenster zu kennen, man muss auch dafür sorgen dass es geschützt ist. Tun sie alles um diesen Zeitraum für sich freizuhalten. Unglücklicherweise tun wir das nicht immer. Wir sagen sehr oft zu anderen Ja wenn wir eigentlich Nein sagen sollten. Es ist wichtig die Unterbrechung der wichtigsten Denkzeit auf ein Minimum zu beschränken. Kommunizieren sie anderen ihre Verfügbarkeit. Lassen sie die Leute wissen wie offen sie für eine Unterbrechung sind.


Die drei Regeln sollten zusammen angewendet werden. Die Regeln sollten für jeden Tag neu aufgestellt werden. Zum Einen sollte man sich auf die 20%, auf die eigentliche wichtige Arbeit konzentrieren, und zum Anderen sollte man an das Einstein Zeitfenster denken, den Zeitraum an dem man am besten Denken und Handeln kann. Und dann sollte man sich überlegen wie man diese Zeitfenster effektiv schützen kann. Wenn man diese drei Regeln befolgt wird sich die Produktivität und der Erfolg steigern.